Como padronizar os processos?

Enfatiza Falconi (2004) “Não existe gerenciamento sem padronização”. Sugere ainda, iniciar a padronização pelos processos prioritários.

Primeiro passo - entender o que é padronização:

É o processo sistemático de uma empresa para estabelecer e utilizar padrões. É preservar a historia de sua empresa, documentar resultados que sua empresa alcança.

Segundo passo - para que serve tudo isso:

Para uma organização aumentar seus lucros, garantindo qualidade em tudo que faz. A meta da padronização é a garantia da qualidade.

Terceiro passo - Os porquês do padronizar:

Um sistema de controle de documentos bem estruturado pode significar mais tranquilidade no processo de certificação, seja ele de qualidade, meio ambiente, segurança entre outros, ou mesmo o Prêmio Nacional da Qualidade - PNQ. 

Quando se tem a padronização concluída o passo seguinte é treinar, treinar e treinar as pessoas de acordo com esses padrões. Falconi (2011) aconselha as empresas a se prepararem para compensar a falta de gente. “Treinar é barato. Caras são as perdas incorridas na produção de mercadorias e serviços por pessoas sem treinamento”.

Enfatiza ainda que “Equipamentos quebrados, defeitos de produção e clientes insatisfeitos são coisas que afetam muito mais o caixa do que os treinamentos”. É importante observar o treinamento e o índice de rotatividade de pessoal, desenvolvendo políticas que deixem os colaboradores satisfeitos, reduzindo a perda de bons profissionais.

O segredo do sucesso de uma boa padronização é P = Plan (planejamento); D = Do (execução) – realizar/ executar as atividades conforme o planejado; C = Check (verificação) - monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar processos e resultados, confrontando-os com o planejado, objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações, eventualmente confeccionando relatórios. Atualizar ou implantar a gestão à vista; e A = Action (ação): Agir de acordo com o avaliado e de acordo com os relatórios, eventualmente determinar e confeccionar novos planos de ação, de forma a melhorar a qualidade, eficiência e eficácia, aprimorando a execução e corrigindo eventuais falhas.

Como agregar valor é o objetivo do controle do processo, então os padrões devem ser melhorados periodicamente, ou por revisões programadas ou por mudanças no processo, ou então para eliminar anomalias ruins. Em todos os casos, está-se praticando a melhoria. Muda-se do P-D-C-A da manutenção para o P-D-C-A da melhoria; define-se um novo padrão e aí retorna-se a um novo estagio de rotina.

Boa leitura!

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